西安石油大学音频系统、红外系统和调频广播电台分别是学校重要的教学基础设施，其归口管理单位为学校信息中心。信息中心媒体制作部负责设备的维护与使用，四、六级考试时信息中心办公室负责协调人员的安排。为明确责任，使设备更加有效地服务于教学，特制定本管理细则。
1．媒体制作部确定一至二名（分主副岗）音频系统、红外系统和调频电台的维护人员，负责全部系统的日常维护与正规使用前的检查。
2．在每月的第一个工作日，维护人员组织全面检查、维护系统一次，并认真作好检查维护记录。
3．系统维护时可能需要其它部门人员的配合，系统使用时也需要更多的值机人员等，此类设备的使用管理事项，由办公室负责协调。
4．四、六级考试前一天，办公室负责协调组织系统维护人员以及值机人员，对要使用的音频系统、红外系统和调频电台组织检查调试，出现问题媒体制作部要及时解决。
5．坚持四、六级考试前一天晚上封楼后最后一次检验全部放音系统的制度，由信息中心与外语系共同组织，具体由中心办公室进行实施，此后，系统未经系统维护人员确认不得随意改动。
6．正式考试时，与考试有关人员提前30分钟到岗，并播放试音带。
7．考前5分钟直到放音完毕，信息中心人员要坚守岗位，不得离开机房。
8．媒体制作部维护人员应有处理随机出现故障的应急措施，除不可抗拒的因素外，应尽力保证考试的正常进行。
